En cas de contrôle, vous devez pouvoir produire des preuves de votre conformité réglementaire. Voici quels documents conserver, combien de temps, et dans quelle forme.
Pourquoi les preuves de conformité sont-elles indispensables ?
Être conforme ne suffit pas : encore faut-il pouvoir le prouver. En cas de contrôle de l'inspection du travail, de l'ASN, de la CNIL ou d'une procédure judiciaire, vous devrez produire des documents démontrant que vous avez bien respecté vos obligations.
Un DUERP à jour mais non daté, une formation réalisée sans attestation conservée, un contrôle de l'autoclave sans rapport archivé : ce sont des conformités "fantômes" qui ne protègent pas l'employeur.
Les documents clés par domaine
DUERP et prévention des risques
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| DUERP (toutes versions) | 40 ans (entreprises ≥ 11 sal.) / 5 ans (< 11 sal.) |
| Plan d'actions de prévention | Durée du DUERP correspondant |
| Procès-verbaux de réunion CSE (si applicable) | 5 ans |
DASRI
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bordereaux de collecte CERFA | 3 ans |
| Contrat avec le collecteur agréé | Durée du contrat + 3 ans |
| Justificatifs de dépôt en officine | 3 ans |
Radioprotection
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Déclaration ASN | Permanent |
| Rapports de contrôle qualité des appareils | 5 ans |
| Mandat de la PCR / contrat PCR externe | Durée + 5 ans |
| Analyse de poste de travail | 5 ans après fermeture du poste |
| Fiches d'exposition individuelles | 50 ans (ou 10 ans après retraite) |
DPC et formations
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Attestations DPC | Durée du cycle + 5 ans |
| Convocations et feuilles de présence | 5 ans |
| Certificats AFGSU | Durée de validité + archives |
RGPD
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Registre des traitements | Permanent (mis à jour) |
| Contrats de sous-traitance | Durée du contrat + 5 ans |
| Preuves d'information des patients | 3 ans |
| Notifications de violations de données | Permanent (registre interne) |
Stérilisation
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Registre de traçabilité de l'autoclave | 10 ans |
| Rapports de qualification de l'autoclave | Durée de vie de l'appareil + 10 ans |
| Résultats des indicateurs biologiques | 5 ans |
Les formes acceptables de preuves
Les preuves peuvent être conservées sous différentes formes :
- Documents papier originaux : valeur maximale si signés et datés
- Copies scannées : acceptables si lisibles et horodatées
- Fichiers numériques avec horodatage : valable si le système garantit l'intégrité (pas de modification possible a posteriori)
- Exports PDF depuis un logiciel certifié : valeur renforcée si le logiciel est certifié ou auditable
Comment Normelio centralise vos preuves
Normelio intègre un coffre-fort documentaire où vous pouvez stocker toutes vos preuves de conformité :
- Upload de documents (PDF, images)
- Horodatage automatique à l'upload
- Association de chaque preuve à l'obligation correspondante
- Classement par module et par date
- Export groupé pour présentation lors d'un contrôle
Questions fréquentes
Un email de confirmation d'une formation peut-il servir de preuve ? Oui, mais une attestation officielle avec en-tête, numéro de programme et signature est plus solide. Gardez les deux (email + attestation formelle).
Faut-il conserver les originaux ou des copies suffisent ? Pour la plupart des documents de conformité, une copie numérique lisible et non altérable est suffisante. Certains actes ont une valeur légale supérieure en original (actes notariés, etc.) mais ce n'est généralement pas le cas des documents de conformité réglementaire.
Que faire si j'ai perdu des preuves anciennes ? Concentrez-vous sur l'avenir : documentez rigoureusement à partir de maintenant. Pour les preuves manquantes, vérifiez si vos prestataires (PCR, collecteur DASRI, organismes de formation) peuvent vous fournir des duplicatas.